Personvernerklæring

Hvem har ansvar for opplysningene?

RUTEO AS leverer RUTEO. Transportvirksomheten du arbeider for bestemmer normalt formålene og rammene for behandlingen av opplysninger om sine ansatte, sjåfører, kontakter, kjøretøy, ruter, stopp, forsendelser og øvrig drift. RUTEO AS behandler slike driftsopplysninger på virksomhetens dokumenterte instruks og etter databehandleravtalen.

RUTEO AS har selv ansvar for opplysninger som er nødvendige for å administrere tjenesteforholdet, gi brukerstøtte og beskytte tjenesten mot feil og misbruk. Spørsmål om et konkret behandlingsgrunnlag skal rettes til arbeidsgiveren eller til RUTEO AS på kontaktadressen nedenfor.

Hvilke opplysninger behandler vi?

• Konto og kontakt: navn, e-postadresse, telefonnummer, bruker-ID, rolle, arbeidsgiver og språkoppsett.
• Transportdrift: skift, pauser, ruter, stopp, adresser, tidsvinduer, kjøretøy, løyver, forsendelser, AWB, Piece ID, status og tidsstempler.
• Dokumentasjon: kontrollskjema, avvik/NCMT, kommentarer, bilder, vedlegg, signatur, mottakernavn og leverings- eller hentebekreftelse.
• Meldinger og medier: meldingsinnhold, avsender og mottakere, lese- og bekreftelsesstatus samt bilder, video, lyd og andre filer som brukeren velger å legge ved.
• Fravær og helse: fraværstype, fraværsperiode, egenmelding, sykt barn, sykefraværsgrad, merknader og helse- eller fraværsdokumentasjon som brukeren eller arbeidsgiveren velger å registrere.
• Posisjon: omtrentlig eller nøyaktig posisjon, nøyaktighet og tidspunkt når dette brukes til kart, koordinatkorrigering, skift-/pausebevis, skanning, innsjekking eller en uttrykkelig startet livesporing.
• Import og integrasjoner: opplysninger i rapportfiler, e-postvedlegg, AutoPASS-/drivstoffgrunnlag og kundens konfigurerte integrasjoner.
• Teknisk informasjon og bruk: appversjon, enhets- og push-tokenidentifikatorer, IP-adresse, pålogging, kartinteraksjoner, adressesøk, synkstatus, feilkoder, krasjrapporter, sikkerhets- og revisjonslogger. Vi bruker ikke reklame-ID til annonsering.

Hvorfor brukes opplysningene?

Opplysningene brukes for å autentisere brukere, planlegge og gjennomføre transport, synkronisere offlinearbeid, dokumentere leveringer og hentinger, vise kart og sporing, følge opp skift, kjøretøy og avvik, sende nødvendige driftsvarsler, behandle avtalte importer og integrasjoner, samt ivareta sikkerhet, feilsøking, revisjon og brukerstøtte.

Transportvirksomheten bestemmer behandlingsgrunnlaget for egne driftsopplysninger. Når RUTEO AS er behandlingsansvarlig, bygger behandlingen normalt på avtalen med kunden, rettslige plikter eller en berettiget interesse i å levere og sikre tjenesten. Vi ber om samtykke når loven krever det.

Opplysninger om sykdom, helse og fraværsdokumentasjon behandles bare når virksomheten har et gyldig behandlingsgrunnlag og et unntak for særlige kategorier av personopplysninger, for eksempel plikter og rettigheter innen arbeidsrett og sosialrett. Tilgangen skal begrenses til personer med et tjenstlig behov.

RUTEO-tjenesten behandler disse opplysningene på virksomhetens dokumenterte instruks for administrasjon av arbeid og fravær. Tjenesten er ikke medisinsk utstyr og stiller ikke diagnose, gir ikke behandling eller helseråd og brukes ikke til å forebygge sykdom.

App-tillatelser og bakgrunnsposisjon

Kamera brukes bare når brukeren åpner skanner eller velger å ta et dokumentasjonsbilde. Varslingstillatelse brukes til driftsmeldinger og oppdateringer brukeren har tilgang til.

RUTEO Sjåfør ber om omtrentlig eller nøyaktig posisjon i den konkrete funksjonen som trenger den. Vanlig kart-, skift-, stopp-, pause- og dokumentasjonsbruk henter bare posisjon mens den aktuelle appflaten er i forgrunnen; den bruker ikke bakgrunnsposisjon.

Bakgrunnsposisjon brukes bare ved valgfri livesporing for ett bestemt stopp. Sjåføren velger kontakt(er) og estimert ankomsttid, velger å legge ved livesporing, leser forklaringen og fullfører den viste handlingen før sporing kan starte. Da samler appen nøyaktig posisjon i bakgrunnen og viser et vedvarende Android-varsel. En tidsbegrenset kundesporingslenke gir den som har lenken tilgang til en bevisst redusert posisjon og estimert ankomsttid. Lenken er ment for den valgte kontakten og skal ikke videresendes. Sporingen stopper når stoppet fullføres, skiftet avsluttes, sjåføren tilbakekaller den eller senest etter fire timer. Avslåtte tillatelser respekteres, men funksjoner som trenger tillatelsen kan da ikke fullføres.

Hvem mottar opplysningene?

Opplysninger er tilgjengelige for autoriserte brukere i riktig virksomhet etter rolle og arbeidsbehov. Vi bruker underleverandører for drift og de funksjonene som er beskrevet nedenfor. Enkelte leverandører behandler opplysninger på våre eller virksomhetens instruks; Google Maps Platform kan behandle kart-, rute- og tekniske opplysninger etter Googles egne vilkår og personvernregler.

• Google Maps Platform: Maps SDK i Android-appen viser kart. Det kan behandle kartinteraksjoner, adresser/stopp, posisjon når kartfunksjonen brukes, IP-avledede og andre tekniske opplysninger samt SDK-/enhetsidentifikatorer. Når de er aktivert, mottar Google Places og Geocoding adressesøk, valgt adresse eller place-ID og nødvendige koordinater for å finne eller kontrollere et sted. Google Routes mottar den reduserte posisjonen fra en aktiv kundesporing og stoppets koordinater for å beregne ETA.
• Kartverket og Brønnøysundregistrene: Når funksjonene er aktivert, mottar Kartverket adresse- og stedsnavnsøk for å finne norske adresser og steder. Brønnøysundregistrene mottar selskapsnavnsøk for å finne virksomhetsadresser.
• Firebase: Firebase Cloud Messaging mottar push-token, enhetsidentifikator og meldingsdata som trengs for å levere driftsvarsler. I konfigurerte produksjonsbygg mottar Firebase Crashlytics krasj- og tekniske feildata, inkludert appversjon og avgrenset feiltype, for feilsøking og stabilitet.
• Twilio: Når virksomheten har aktivert SMS for kundesporing, mottar Twilio telefonnummer, SMS-innhold (som kan inneholde en sporingslenke eller engangskode) og leveringsstatus for å sende og følge opp den aktuelle SMS-en.
• Falcony og andre virksomhetsvalgte integrasjoner: behandles bare når virksomheten aktiverer dem og bare med opplysningene som den aktuelle arbeidsflyten trenger.

Meldinger, chat og mediefiler lagres i RUTEO for kommunikasjon og dokumentasjon og er tilgjengelige bare for autoriserte deltakere og administratorer med nødvendig tilgang. De sendes ikke til en ekstern mottaker med mindre brukeren eller virksomheten starter en slik integrasjon eller deling.

Vi selger ikke personopplysninger og bruker dem ikke til tredjepartsannonsering. Opplysninger utleveres ellers bare etter kundens instruks, når det er nødvendig for tjenesten, eller når loven krever det. Dersom en leverandør behandler opplysninger utenfor EØS, skal overføringen ha et gyldig overføringsgrunnlag og nødvendige beskyttelsestiltak.

Sikkerhet og firmaisolering

RUTEO bruker kryptert HTTPS-transport, tilgangsstyring, tenant-/firmaisolering og revisjonslogging. Android-appen lagrer offlinearbeid og synkkø i et kryptert lokalt lager. En ukvittert brukerhandling slettes ikke automatisk; den beholdes til den er synkronisert eller håndtert på en kontrollert måte. Kunden er ansvarlig for å holde brukere, roller og tilganger oppdatert.

Falcony-integrasjonen

Når virksomheten aktiverer Falcony-integrasjonen, kan nettleserutvidelsen eller Android-appens innebygde Falcony-visning behandle et servergodkjent sett med rute, sjåførnavn/LDAP, registreringsnummer, biltype, AWB-er og skjemakontekst for å fylle virksomhetens konfigurerte Falcony-skjema. Sjåføren kontrollerer opplysningene og sender selv skjemaet.

Den innebygde visningen laster virksomhetens konfigurerte Falcony-side over HTTPS. Siden kan, i samsvar med Falconys og virksomhetens konfigurasjon, bruke informasjonskapsler og behandle tekniske opplysninger som IP-adresse, enhetsidentifikatorer og interaksjonsdata. Falcony eller andre leverandører på den konfigurerte siden kan derfor motta opplysninger som er nødvendige for skjemaet. Virksomheten er ansvarlig for at leverandørvalg, konfigurasjon og behandlingsgrunnlag er i orden.

For nettleserutvidelsen lagres utfyllingssettet bare midlertidig i Chrome session storage, utløper etter ti minutter og slettes etter registrert innsending. Korrelasjons-ID-en fjernes fra Falcony-adressen etter at dataene er hentet. Utvidelsen inneholder ikke reklame eller analyseverktøy og bruker bare HTTPS-sider på RUTEO- og Falcony-domenene som er oppgitt i utvidelsen.

Når Falcony viser en bekreftelsesside, kan kvitteringsadresse og eventuell referanse returneres til den opprinnelige RUTEO-økten for å dokumentere at arbeidsflyten er fullført. Opplysningene selges ikke og brukes ikke til andre formål.

Hvor lenge lagres opplysningene?

Driftsopplysninger lagres så lenge virksomheten trenger dem for de dokumenterte formålene og i samsvar med avtalt eller konfigurert oppbevaring. RUTEO har egne, konfigurerte oppbevaringsregler for midlertidige kundesporingslenker, offentlige økter og tilgangshendelser, eksterne livesporingsposisjoner og tilgangspolicyer for sporingsvedlegg. Som nåværende standardoppsett lagres rå rader for offentlige tilgangshendelser i 180 dager, offentlige sporingsøkter i 181 dager og eksterne livesporingsposisjoner i 90 dager. Tilgang til et sporingsvedlegg styres av en tilgangspolicy med uttrykkelig utløpstid og stopper når policyen utløper. Den utløpte policy-raden ryddes etter gjeldende konfigurasjon og plan; aktive rettslige hold kan utsette sletting. Dette er konfigurerbare utgangspunkter, ikke absolutte slettetider: dokumenterte virksomhets- eller systemregler kan angi andre perioder, og aktive rettslige hold respekteres. Sletting gjennomføres i avgrensede, planlagte kjøringer.

Sletting av en ekstern livesporingsposisjon eller en rå tilgangsaudit-rad sletter ikke nødvendigvis en separat kanonisk hendelse i oppdragets sporingshistorikk. Den avledede sporingshistorikken følger virksomhetens avtalte eller konfigurerte oppbevaringsregler. Når en tilgangspolicy for et sporingsvedlegg utløper eller slettes, slettes heller ikke selve vedlegget automatisk; underliggende driftsopplysninger og vedlegg følger virksomhetens avtalte eller konfigurerte oppbevaring. Midlertidige Falcony-utfyllingsdata utløper etter ti minutter og slettes etter registrert innsending.

Når en konto eller et kundeforhold avsluttes, slettes eller returneres opplysninger etter avtalen og kundens dokumenterte instruks, med mindre videre oppbevaring er nødvendig for lovpålagte plikter, sikkerhet, tvisteløsning eller revisjon. Slettede data kan finnes i adgangsbegrensede sikkerhetskopier frem til disse overskrives etter gjeldende backupsyklus.

Dine rettigheter og slik ber du om sletting

Du finner en egen, offentlig veiledning for kontosletting på ruteo.no/account-deletion. Den forklarer hva en kontoforespørsel omfatter, kontrollen før gjennomføring og hvilke opplysninger som kan måtte beholdes.

Du kan ha rett til innsyn, retting, sletting, begrensning, dataportabilitet og å protestere. Slik sender du en forespørsel om sletting for RUTEO Sjåfør:

1. Kontakt arbeidsgiveren eller foretakets administrator, eller send e-post til admin@ruteo.no med emnet «Sletting – RUTEO Sjåfør».
2. Oppgi virksomheten du arbeider for og e-postadressen eller bruker-ID-en som tilhører kontoen. Ikke send passord, signaturer, bilder eller annen sensitiv dokumentasjon i e-posten.
3. RUTEO eller virksomhetens administrator bekrefter identiteten og opplyser hvilke data som slettes, hvilke som må beholdes og forventet behandlingstid.

Når en forespørsel om sletting av appkonto er godkjent, slettes RUTEO Sjåfør-kontoen og tilknyttede konto- og profilopplysninger. Tilknyttede driftsopplysninger slettes eller anonymiseres når den behandlingsansvarlige virksomheten instruerer om det og gjeldende oppbevaring tillater det. Skift-, leverings-, kontroll-, sikkerhets-, revisjons- eller dokumentasjonsdata kan beholdes når virksomheten trenger dem for dokumentasjon, sikkerhet, tvisteløsning eller revisjon. Slettede data kan bli liggende i adgangsbegrensede sikkerhetskopier frem til de overskrives i ordinær backupsyklus.

Du kan klage til Datatilsynet dersom du mener opplysninger behandles i strid med personvernreglene.

Endringer og kontakt

Vi oppdaterer erklæringen når tjenesten eller behandlingen endres vesentlig. Datoen øverst viser siste oppdatering. Spørsmål om personvern eller sletting kan sendes til RUTEO AS på admin@ruteo.no.